ビジネスにおいて、在庫管理は非常に重要な要素です。棚卸差異が発生すると、顧客満足度や生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。例えば、在庫が不足すれば注文キャンセルや発送遅延が発生し、余剰在庫があれば値下げや廃棄を余儀なくされることもあります。
当記事では、棚卸差異の具体的な発生原因を挙げ、入力ミスや仕入れの間違い、伝票処理の漏れなどがどのように影響するかを詳しく説明します。また、効果的な対策方法として定期的な棚卸や在庫管理システムの導入、マニュアル整備なども紹介するので、ぜひご一読ください。
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棚卸差異とはどのような問題?発生原因や対策方法について徹底解説
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2024.10.29
目次
棚卸差異とは
棚卸差異とは、帳簿上の在庫数と実際の在庫数に差異がある状態を指します。棚卸差異の発生により考えられる影響は、下記の通りです。
- 顧客満足度の低下
- 生産性の低下
- 販売機会の損失
- キャッシュフローの悪化
帳簿上の在庫よりも実際の在庫が少ない場合、在庫が不足すると注文キャンセルや入荷待ち、発送遅延などが発生します。これにより企業の信頼喪失や顧客満足度の低下につながる恐れがあります。
また、在庫数が合わないことで再度在庫を確認したり、臨時で発注をかけたりするなど、余分な業務が増加し、生産性や業務効率の低下を招きます。
一方、帳簿上の在庫よりも実際の在庫が多い場合、余剰在庫に気付く頃にはシーズンが終了しており、値下げが必要なケースも少なくありません。販売期間を過ぎていれば破棄することもあり、販売機会の損失につながります。
さらに、不要な仕入れや廃棄を繰り返すことで、キャッシュフローの悪化を招く可能性があります。
棚卸差異の発生原因
棚卸差異が起きる原因は複数あります。棚卸差異の発生を防止するには、その原因を把握し、必要な対策を講じることが重要です。
ここでは、棚卸差異が起きる原因について詳しく解説します。
在庫数の入力ミス
倉庫や物流センターに商品を入庫する際には、帳簿または在庫管理システムに在庫数を入力します。その際、単純な数字の入力ミスや、別の商品の在庫欄に誤って打ち込むミスが発生すると、棚卸差異の原因となります。
特に「1と7」「0と6」のように形が似ている数字は誤認が多く、ヒューマンエラーにつながりやすいです。手書きの数字は、書き手のクセによって形が異なる場合があるため、特に注意深くチェックが必要です。
数量・金額の桁間違いもよくあるミスです。数字の入力ミスを防ぐためには、ダブルチェックで入力内容をしっかりと確認することが求められます。
仕入れ数の間違い
仕入れ数の間違いも、棚卸差異の発生原因の1つです。
通常、仕入れ時には帳簿を確認しながら発注数量を決めるため、帳簿上のデータが間違っていると、仕入れによってさらに棚卸差異が大きくなります。
また、自社の発注に問題がなかった場合でも、仕入れ先が数量や商品を間違えて卸してしまうケースも考えられます。その際、倉庫・物流センターへの受入時に検品を怠り、発注書通りの数字を入力すると、棚卸差異が生じます。
仕入れ時はもちろん、受入時にも帳簿上の数字のみでなく、実際の在庫数をしっかりと確認・把握することが重要です。
伝票の処理漏れ
商品管理を伝票で行っている場合、処理漏れや処理のミスも棚卸差異につながります。
特に他部署による緊急出荷やサンプル出荷があると、起票を後回しにしてしまい、そのまま失念してしまうケースも少なくありません。また、起票自体はされているものの、担当者が単純に処理を失念する可能性もあります。
さらに、伝票処理自体は済んでいても、データベースへの反映に時間がかかったり、エラーにより正しく反映できていなかったりする可能性も考えられます。伝票処理を行ったら、データベースへの反映まで確認しておくと安心です。
商品の紛失・盗難
倉庫や物流センター内での在庫の置き場所を間違え、商品を紛失すると棚卸差異が生じます。特に、通路や棚の上に商品を置く習慣がある場合は、紛失につながりやすいため、在庫整理の徹底が重要です。
また、セキュリティ対策が甘い倉庫や物流センターでは、スタッフや外部の人間による盗難も考慮しなければなりません。監視カメラの設置や施錠の徹底はもちろん、経理担当者による伝票のダブルチェックで内部犯罪を防ぐことも重要です。
棚卸差異の対策方法
棚卸差異を防ぐには、事前の対策が必須です。日頃の管理や対策を徹底することで、棚卸差異を最小限に抑え、余分な確認業務やキャッシュフローへの影響を避けられます。
ここでは、棚卸差異の対策方法について詳しく解説します。
棚卸を定期的に行う
棚卸の頻度を上げることで在庫確認の機会が増え、棚卸差異を抑えられます。
多くの企業では年に数回棚卸を実施していますが、次の棚卸までの期間が長くなると、差異が発生しやすくなります。棚卸の頻度を増やすことで、棚卸差異を抑えられるだけでなく、自社の棚卸差異の発生原因を絞り込みやすくなります。
また、毎日決まった方法で棚卸を実施する「日時棚卸」の導入も1つの手段です。毎日棚卸を行うのは手間に感じるかもしれませんが、入出庫による前日との差異を確認する作業のみであるため、うまく取り入れれば大きな負担にはならないでしょう。
日時棚卸を導入する際には、日々の締め作業の1つとして取り入れるのがおすすめです。
在庫管理システムを導入する
棚卸差異はヒューマンエラーによるケースがほとんどであるため、在庫管理システムを導入して手入力作業を減らす方法も有効です。
在庫管理システムを導入すれば、在庫の自動連携機能やリアルタイムでの在庫確認機能を利用できます。これにより、在庫計上のタイミングずれによる棚卸差異がなくなるほか、入荷・出荷の記録も簡単に確認できます。
在庫管理システムは、製品ごとに使える機能や料金が異なるため、自社の課題を解決できる機能があるか、コストが予算範囲内であるか十分に確認して導入を検討しましょう。
マニュアルを整備する
在庫管理についてのマニュアルを作成することで、スタッフ全員が同じ方法で作業できるため、ミスを最小限に抑えられます。
在庫管理マニュアルの作成時は、現時点での作業フローを確認しながら、問題点や不要な業務を洗い出しましょう。正確で無駄のない作業をルール化すれば、適切かつスムーズな在庫管理が実現し、棚卸差異が起こりにくくなります。
マニュアル資料には図や写真、表などを取り入れると視覚的に理解しやすくなります。完成後は印刷して配布するか、全員が確認できる場所に設置しましょう。
在庫管理をアウトソーシングする
自社での在庫管理に限界がある場合や、棚卸を最適化したい場合は、アウトソーシングの利用も1つの手段です。
在庫管理をアウトソーシングすれば、在庫管理や棚卸の専門知識を持つ人材により、正確な作業を行ってもらえます。導入費用は必要となるものの、プロのノウハウを活用することで、棚卸差異の発生を防ぎ、正確かつスピーディーな作業が実現します。
また、アウトソーシングにより、自社が在庫管理業務に割く時間や人的リソースが不要となるため、コア業務に集中できる点もメリットです。
導入の際は、対応しているサービス内容や料金を確認し、自社に適したアウトソーシングサービスを選択してください。
棚卸差異の許容範囲は?
一般的に棚卸差異の許容範囲は5%とされています。しかし、理想は帳簿上の在庫と実際の在庫が一致している棚卸差異0%の状態を目指すことです。
棚卸差異率の計算方法は、以下の通りです。
棚卸差異率(%)=(実際の在庫数−帳簿上の在庫数)÷帳簿上の在庫数×100
また、棚卸差異には「棚卸差損」と「棚卸差益」の2種類があります。それぞれの定義は下記の通りです。
棚卸差損 | 帳簿上の在庫に対して実際の在庫数が少ない |
棚卸差益 | 帳簿上の在庫に対して実際の在庫数が多い |
棚卸差異率がー3の場合、3%の棚卸差損が発生しています。一方で、棚卸差異率が+3であれば、棚卸差益が3%発生している状態です。
棚卸差損と棚卸差益が混同しないよう、在庫確認の際は必ず商品ごとに分けて棚卸差異率を確認することが重要です。
まとめ
棚卸差異は、帳簿上の在庫数と実際の在庫数に差がある状態を指し、その発生は顧客満足度や業務効率に深刻な影響を与える可能性があります。主な発生原因には、在庫数の入力ミス、仕入れ数の誤り、伝票の処理漏れ、商品の紛失や盗難などがあります。これらの問題を未然に防ぐためには、定期的な棚卸の実施や在庫管理システムの導入が効果的です。
また、在庫管理のマニュアルを整備し、必要に応じて業務をアウトソーシングすることで、より正確な在庫管理が可能です。理想は棚卸差異0%であるものの、一般的には5%が許容範囲とされています。
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