発送代行とは？業務委託するメリットや業者の選び方などを解説！

発送代行とは

発送代行とは、専門の業者に発送業務を委託し、自社の代わりに対応してもらう方法です。自社で発送業務に対応する場合、多くの手間やコストがかかります。しかし、アウトソーシングにより専門の業者に発送業務を任せれば、自社のリソースを他の業務に回せるようになります。

発送代行の業務委託が注目される背景

発送代行の業務委託に注目する企業が増えています。その背景には、インターネットの普及によるECサイト利用者の増加があります。ECサイトで商品を販売するには、発送業務の他にもECサイトの運営や、企画など幅広い業務に対応しなければなりません。発送代行は、それらのリソースを確保するために役立つ手段の1つです。

発送代行に委託可能な業務

発送代行にはどのような業務を委託できるのでしょうか。以下でくわしく解説します。

在庫管理

在庫管理とは、在庫そのものを適切に管理するための業務です。商品を倉庫に搬入し、在庫の数や種類などを常に把握します。発送代行は単に商品を配送する手続きだけに対応するわけではなく、入荷した商品を配送先へ届けるまでの一連の流れを対象とするサービスです。

ピッキング

発送代行では、管理している在庫のピッキングにも対応しています。ピッキングとは、注文された商品を倉庫内から集める作業です。ピッキングの費用は商品ごとに設定されている場合もあれば、梱包費用や出荷費用に含めて請求される場合もあります。依頼する業者によって異なるため、よく確認したうえで依頼しましょう。

検品や流通加工

検品は、ピッキングした在庫に問題がないかチェックする作業です。また、流通加工とは、広告、カタログ、納品書などの同梱作業やギフトラッピングなど商品の付加価値を高める作業を指します。検品や流通加工は、安全かつ付加価値がついた商品を届けるために必要です。発送代行業者に作業をまとめて委託でき、顧客に喜ばれる商品を着実に届けられます。

発送代行を利用するメリット

発送代行を利用すると、さまざまなメリットがあります。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるか解説します。

業務を効率化できる

発送代行業者は、発送に関する幅広い業務を専門としています。さまざまな企業から委託を受けて対応しているため、発送業務に関する知見やノウハウも豊富です。そのため、自社で対応するよりも効率的に発送業務を進められます。発送業務を委託すれば、より多くの注文や配送に対応できるようになる可能性が高いです。

コア業務にリソースを割ける

発送代行を利用すると、コア業務に対応する人員を増やしたり、より多くの時間をかけたりできるようになります。自社のリソースを発送業務に割く必要がなくなり、その分のリソースを他の業務に回せるからです。コア業務に集中できるようになれば、商品開発やマーケティングなどに注力し、売上や利益の増加を目指しやすくなります。

在庫管理が容易になる

発送代行を依頼すると、在庫管理は委託先が確保した倉庫で行われます。自社で在庫管理をする必要がなくなり、在庫管理のために使っていたコストや場所を他の業務に利用できるでしょう。また、発送代行業者の多くは倉庫管理システムの「WMS」を導入しており、最新の在庫の状況をリアルタイムで可視化しています。自社で在庫管理をしていなくても、在庫について正確に把握できます。

自社のスペースにゆとりが生まれる

自社で発送代行を行う場合、商品や梱包資材等を保管しておくためのスペースを確保する必要がありますが、このスペースは仕入れの増加に伴いどんどん手狭になっていきます。発送代行サービスを利用すると商品を倉庫に預ける事ができ、梱包資材を用意する必要も無くなるため、空いたスペースを有効活用する事ができます。もしくは、必要最低限のスペースを確保できる事務所に移転し、賃料を削減するという手段も検討できます。

発送代行のデメリット

発送代行にはデメリットもあります。ここでは、デメリットの詳細について解説します。

柔軟性や自由度が低い

発送代行のサービスではお客様からの要望に沿って対応することが難しく、柔軟性や自由度は低くなります。依頼できる業務の内容や範囲などについて、あらかじめプランやパッケージにまとめたうえで提供している業者が多いです。また、業者が決めた一律の方法で発送業務が行われます。そのため、自社の独自のルールや手順には対応してもらえず、融通が利かない可能性があります。

ノウハウが蓄積しにくい

発送代行業者に委託すれば、自社は発送業務に一切対応しなくて済みます。業務効率化やリソースの有効活用につながる反面、発送業務に関するノウハウや経験は蓄積できなくなります。何らかの理由により、自社が発送業務に対応する事態に陥った場合、適切に対応できず混乱や問題が生じる恐れもあるでしょう。

発送代行の費用の種類

発送代行ではさまざまな費用がかかります。ここでは、発送代行の費用の種類を解説します。

入荷・検品

発送代行を利用する場合、委託している業者の倉庫へ商品を入れる必要があります。また、商品の数量や種類に間違いがないかもチェックします。入荷や検品にかかる費用は、荷物の量によって変化する場合が多いです。また、具体的な作業内容によって異なる料金が設定されているケースもあります。

流通加工

流通加工とは、商品の加工、補修、検針、X線検査などを指します。出荷前に商品の状態を確認し、適切な状態で配送できるようにするために必要な作業です。流通加工の料金は、商品の数や種類ごとに単価が設定されている場合が多いです。作業数に応じて料金を設定している業者も存在します。

保管

商品を保管しておくためにも費用がかかります。料金は、坪数と坪単価の掛け合わせで決まるパターンが多いです。業者によっては、パレット単位で課金したり、商品数やサイズと保管日数を掛けて料金を計算したりするところもあります。

業者によって計算の基準や方法が異なるため、よく確認しましょう。保管にかかる費用は、基本的に都心に近いほど高めです。過疎地域ほど安くなる傾向があります

ピッキング

ピッキングとは、商品を保管している場所から商品を集める作業です。なかにはピッキングの費用を請求していない業者もありますが、基本的にはピッキングにも費用がかかります。また、梱包・出荷の費用にピッキングの費用を含めている業者もあります。

梱包・出荷

梱包・出荷は、倉庫から商品を発送する際に必要な作業です。梱包の費用には単に商品を梱包するだけでなく、納品書や送り状を発行して同梱する作業も含まれています。また、出荷の費用は、梱包した商品を運送会社へ引き渡すためにかかります。

配送費用

配送費用は、発送代行業者を通して配送会社へ支払います。発送代行業者と配送会社が独自に契約を交わしているため、一般的な配送費用よりも割安になるケースが多いです。ただし、選ぶ発送代行業者によっては、EC事業者が配送会社と直接契約しなければならない場合もあります。

発送代行業者の選び方

発送代行業者はどのように選べばよいのでしょうか。ここでは、選び方のポイントを解説します。

実績や評判

発送代行業者を選ぶ際は、実績と評判をよく確認しましょう。実績や評判をみると、その業者が信頼できるかどうか判断するために役立ちます。また、業者によって得意としている商品の種類は異なります。業者の特徴を調べ、自社が扱っている商品を適切に扱えるか事前にチェックすることも大切です。

料金

料金は、各発送代行業者によって異なります。ただし、料金が安いと思っても、必要なサービスを利用するには追加料金がかかる場合もあります。また、料金が安すぎる業者はサービスの品質に問題がある可能性もあるため、注意しましょう。ただし、料金が高ければ必ずサービスの質が高いというわけではありませんので、価格設定の根拠について、しっかり営業担当に確認をするようにしてください。

出荷可能数

発送代行業者によって規模は異なるため、自社の希望に対応できる出荷可能数かどうかについても確認が必要です。具体的には、扱っている商品が少ない場合は、少数の発注に対応できるかチェックしましょう。また、多くの商品を扱っている場合は、大量の出荷が可能な業者を探す必要があります。

管理体制

商品を適切に扱うためには、発送代行業者の管理体制も重要です。自社の商品に合う管理体制が整っているか確認しましょう。管理体制に問題がある場合、商品の劣化や破損などのトラブルにつながる恐れがあります。また、個人情報や機密情報の流出にも気を付けなければなりません。流出すればお客様からの信用を一気に失うことになります。信頼できる管理体制を備えている業者を見極めましょう。

保管場所

発送代行業者を選ぶ際は、どのような倉庫で商品が管理されるかについても確認しましょう。商品を確認したりトラブルへの対応が必要になったりした場合は、倉庫に直接出向いて対応するケースもあります。保管している場所を見せてくれたり、倉庫見学をさせてくれたりする業者なら、より安心して依頼できます。

まとめ

発送代行業者に業務委託すれば、発送業務によりスムーズかつ着実に対応できるようになります。業者によって得意分野や対応できる規模には違いがあるため、自社の状況に合わせて選択しましょう。

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