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繁忙期を乗り切る!バックヤード業務の見直しとは?

  • #EC運用
  • #発送代行

2022.10.11

売上が伸びてきた!だけど受注対応や発送業務に追われて大変!

売上が伸びてきた!だけど受注対応や発送業務に追われて正直しんどい…

このように売上が伸びて嬉しい反面、膨大な受注処理や商品の発送業務に追われて大変な思いをされていませんか?

特にネットショップ運営が軌道に乗るまでは少人数で全ての業務をこなすケースが多く、通常期はなんとか少人数でこなす事ができたとしても、年末年始や新生活開始時期など季節毎の繁忙期、出店しているモールがセールを開催する時などは注文が増加するため、遅い時間まで残業をしたり、休日を削ったりして受注処理や発送業務の対応をしているという話もよく聞きます。
※このページを見ながら「まさに自分の事だ!」と感じている方もおられるかもしれません。

繁忙期でもネットショップ運営のコア業務(フロントエンド)に集中し、さらに売上を上げるために、何をしておくべきかご紹介します。

繁忙期ならではの失敗談

膨れ上がる受注処理や発送業務に忙殺されているEC事業者様からは、こんな失敗談をよく耳にします。

商品を入れ間違えてしまった…(内容、数量)
発送遅延によって注文をキャンセルされてしまった…
商品や備品を紛失してしまった…
送り状の貼り間違いや納品書の入れ間違いを起こしてしまった…(個人情報漏洩のリスク)
ついつい梱包が雑になり輸送中に商品が破損してしまった…
在庫管理が煩雑になりあるはずの在庫が見当たらず販売機会を失った
などなど。

特に少人数で運営されている事業者様は細かいチェック体制を取る事は叶わず、ヒューマンエラーによる誤出荷や出荷遅延等によってクレームが発生したり大切な商品を紛失してしまうなんてことも起こったりします。

課題解決の鍵はバックヤード業務の見直しにあり

そんな過去の失敗を解決するのが、
ズバリ「膨れ上がるバックヤード業務の見直し」です。

主なバックヤード業務

商品管理/撮影・原稿作成
受注管理/出荷指示
在庫管理/商品仕入れ
発送管理 / 発送業務
アフターサービス

「自分のお店のためだから仕方ない!」と気合いを入れて乗り切る方も少なくないとは思いますが、特に繁忙期においては商品の仕入れ数が多く、また梱包資材も多めに用意する必要があるため作業スペースが圧迫されてしまい、より多くのバックヤード業務を”いつもより悪い環境”でこなさなければならず、非効率で余計に時間を取られてしまうという事態に陥りがちです。
※「丸1日をバックヤード業務だけに費やす事になってしまった…」なんてケースもあるでしょう。

ここで着目したいのが、バックヤード業務の中で、最も改善しにくい部分が発送業務。
でも改善すると最も効果が高いのもこの部分です。

主なバックヤード業務

そこで今回は、発送業務を円滑に進めるために必要な取り組みを物流会社の視点で解説させていただきます。

ただし、
「いやいや、自社のリソースだけでは発送業務改善には中々取り組めないよ…」
という方もいらっしゃるかと思いますので、このページでは発送業務のアウトソーシングについてもメリット・デメリットを含めて詳しく解説させていただきます。
是非最後までご覧いただければ幸いです。

繁忙期のための発送業務改善に必要な取り組みについて

繁忙期を迎えるにあたって、普段行っている作業がどのくらい時間をかけて作業しているか把握できているでしょうか?

発送業務改善に必要な取り組み

単純な計算ではありますが受注が膨れ上がるとこのような予測が立てられます。
また、スタッフを1日一人雇うことでおおよそ、当日に行える出荷予測を立てることが可能です。

9時~17時勤務で 7h=420

500分−420分 =80分の残業が必要…

このような形で繁忙期を迎える前から、作業工程にどのくらいの生産性がかかっているかを把握することでその日の着地時間を逆算でき、計画が立てやすくなります。
前日にある程度の出荷増が見込めることがわかれば、人の手配を事前に行うことや前日から出荷に備えるなど対策を立てられる形がとれるのです。

その為には1件あたりの作業工程がどのくらいかかるか確認する必要があります。
主要となる業務の細分化をしてみましょう。

業務の細分化

細分化することでどの作業にどのくらいの生産性がかかっているか見えてきます。
また、どこに課題があるのかも同時に把握できます。

全てが同じ作業ではないと思いますが、平均的な生産性が出せると作業計画が立てやすくなります。
おおよその工程時間が把握できれば、集荷時間から生産性を逆算して作業者に対して物理的にその日に全量出し切れるかなどおおよその着地時間がよめてきます。

また計画が明確であると下記のようなムダを防げる施策も取り入れることもできます。
・目標時間を定めることで時間意識が加わる。
・閑散期については生産性を把握できることで過剰に人員をいれないですむ。

繁忙期を迎える前に生産性を向上させるべく施策は?
先ほどの業務の細分化を行った際に、各工程でどのくらい生産性がかかったか把握できたと思います。
実際に行った業務の中で特に時間がかかってしまっている作業に注目してみましょう。

ピッキング
・作業導線は整っているか?(作業の妨げになる配置になっていないか)
・商品はわかりやすく仕分けられているか?(類似商品など仕分けられているか)
検品
・十分な作業スペースが確保されているか(作業場が狭く検品前、検品後の判別がつかない)
梱包
・資材管理はされているか?(必要な時に必要な場所にあるか)

このような課題が解消されれば更に生産性の向上は可能となるでしょう。
繁忙期前に一度、今行っている作業場を見直してみて下さい。
その他、主要な作業マニュアルなどが作成できていると、繁忙期だけ人員を投入する際には指導するリソースや属人化の解消にも繋がりますので作成することをオススメします。

発送業務改善によって繁忙期がこう変わる。
得られる体験~実行する難しさ

これまで紹介してきた改善案をしっかりと実行できれば発送業務に伴うクレームは軽減され、ショップレビューの評価向上、リピーター獲得率の向上といった大きなメリットがもたらされる事でしょう。
※ショップを運営する上でのモチベーション向上にも繋がりますね。

しかしながら、発送業務改善策の実行には様々な障害があります。

まず、そもそも人員の確保が難しいという課題があります。
理想的なのは繁忙期など必要な時・必要な時間だけ働いてくれるスタッフを雇う事ですが、このご時世、なかなかそのような都合の良い話はありません。

では、長期を前提とした発送業務専任スタッフを雇用してはどうか?とも考えますが、注文数の少ない閑散期にも一定の人件費が発生する事にはなりますので、コストの面で課題が発生します。

何よりも、ネットショップを成長させるためにはマーケティング、マーチャンダイジング等のいわゆる「コア(フロントエンド)業務」にできるだけ多くのリソースを割り当てることが理想ですが、発送業務を改善するために多くのリソースを割いた結果、コア業務が疎かになってしまっては本末転倒です。

また、こんなことは考えたくはありませんが、いざ繁忙期を乗り切ろうというタイミングで一緒に働いているパートナーが病気やケガで働けなくなってしまった…なんて事が起きてしまった日には一大事です。
※特に近年は感染症の流行による影響で様々な方が行動を制限されてしまう事態となっています。

少数精鋭で事業を推進されている以上は、こうした不測の事態への備えも考慮しなければならないでしょう。

そこでおススメしたいのが発送業務の外部委託(アウトソーシング)です。

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発送代行サービスのメリット/デメリット

発送業務のアウトソーシングとは、現状では自社で行っている発送業務を丸ごと外部委託(アウトソーシング)することによって自社から切り離すことです。
発送業務を自社から切り離すことができれば売上アップに直結するコア業務に専念できるようになります。

発送代行サービスのメリット/デメリット

ただし、発送代行サービスにも当然メリット・デメリットがありますので、ご利用を検討いただく前に詳しく解説いたします。

メリット

1.発送業務の負担をゼロに!コア業務に専念できる!
発送代行サービスを利用すると、時間に追われていた発送業務から解放されます。
また、それまでオフィスに積まれていた商品はキレイになくなり気分もスッキリします。

発送作業には「スピード・正確性・画一性」が求められます。これらの作業を時間内に終わらせるには“他の業務時間を減らなければならない”問題が出てきますが、コア業務を減らすイコール売上の低下を招いてしまう恐れがあります。発送代行サービスを利用すれば時間の制約に捕らわれず、安心してコア業務に専念できるようになります。

2.出荷波動が対応可能に
繁忙期(セール開催時や季節商品の販売時)には保管や作業のスペースが狭くなり管理も大変です。必要な時だけに必要な人員を増やすことは難しく、かと言って発送遅延を招きたくはありません。発送代行サービスを利用すると、出荷件数の増減にも臨機応変に対応できますので繁忙期でも安心です。

実はこんなメリットも…
物流コストの変動費化と品質向上
自社で発送業務を行っている場合、配送料や梱包資材費だけでなく人件費や賃料など“見えづらい”コストが相応に掛かっています。またこれらは業績に関係なく固定費化しやすくコントロールしづらいコストと言えます。

少人数で作業していると、忙しさで発送遅延や誤出荷などが起こることがあり、逆に大人数でも“正確さ”や“丁寧さ”にバラつきが生じてしまい、やはり誤出荷やネガティブレビューに繋がることがあります。

発送代行サービスを利用すると、自社で発送業務を行うよりもハイレベルな物流品質が期待できます。
大量の注文にもスピードや品質が維持でき、安心安定の発送業務の実現が目指せます。

デメリット

1.個人情報漏洩の可能性
発送代行サービスを利用するということは、購入者の情報や配送先の情報などの個人情報を提供することになります。

2.物流ノウハウが蓄積しない
取扱商品が異なれば梱包方法のノウハウも異なってきます。商品をいかに迅速・丁寧・正確に発送することが重要なため、これらのノウハウが自社に蓄積されないことはマイナス要素であると考えられます。

3.柔軟な対応が困難
発送代行サービスでは予めサービス内容が決められていることや、既定のオペレーションが組まれていますので、自社で対応するよりもフレキシビリティがある程度低下することは3つ目のデメリットと言えます。

発送代行サービスを選ぶ際は、しっかりとした管理体制が整っていて、ノウハウを共有してくれるサービス提供会社を選ぶことが重要です。

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発送代行サービスの種類

一口に発送代行サービスと言っても「物流会社なんだから何でもやってくれる」と考えていると後々つまずく可能性があります。
発送代行サービスにはいくつかの種類(型)に分かれており、それぞれに特徴があります。どれが自社にとって役立つのかをしっかりと把握する必要がありますので考えてみて下さい。EC事業はビジネスモデルや規模、また取扱商品や販路によってさまざまな様態がありますが、物流会社によってサービス内容や料金は大きく変わってきます。
ここで発送代行サービスの種類について解説します。

発送代行サービスの種類

カスタマイズ型
EC事業者様のニーズに合わせてサービスオペレーションをカスタマイズして提供します。たとえばギフト系の商材をお取り扱いの場合は、ラッピングなど特殊な梱包の対応は必須ですし、食品をお取り扱いの場合は賞味期限の管理や先入れ先出しが必要です。
業種が製造業なら組み立てやアソート作業などの流通加工サービスを行える物流会社もありますし、アパレル商材のタグ付け作業や写真撮影、採寸などを行っているところもあります。
パッケージ型
カスタマイズ型と違い、最低限必要なサービスオペレーションがパッケージ化されています。
物量が少量であったり、または短期間でも気軽に使え、サービス料金も比較的安価です。また近年では提供会社が増えてきており、パソコンやスマホからでも利用できる「クラウド型発送代行サービス」もあります。
3PL
3PLとは、EC事業者から物流部門のみを第3者である物流会社が受託する業態を指します。つまり、3PLは物流会社が提供する発送代行サービスになります。EC事業者と物流会社の双方にとってメリットがあり、それぞれの経営最適化を図るソリューションが実現できます。
4PL
4PLとは、3PLのノウハウを持つ会社が別の物流会社に対して3PLノウハウを伝授し、サービス化することです。
つまり、”物流会社の3PLをプロデュースする”という概念です。たとえば、EC事業者には物流管理システムのみを提供し、物流業務そのものは別の物流会社に再委託するケースがそれにあたります。

※ちなみに弊社株式会社清長は通販物流に強い3PL事業者であり、カスタマイズ型の「ロジプレミアム」、パッケージ型の「ロジモプロ」という2つの発送代行(物流代行)サービスを提供しています。

現在は多くの企業が発送代行サービスを提供しておりますが、企業ごとに対応できる業務領域は様々です。

発送代行サービスの導入をご検討される場合は「自社にマッチするかどうか?」をご判断いただくための発送代行サービスチェックリストを用意しました。

CHECK LIST

商品カテゴリー(雑貨、アパレル、健康食品、化粧品など)
商品サイズ(60サイズ、80サイズなど)
在庫数(保管坪数)
月間入出荷件数
ラッピング有無
チラシの同梱有無

これらの物流基礎情報をあらかじめご確認いただく他、ラッピングやチラシの同梱など対応して欲しい業務を整理した上で、営業担当者と綿密な打ち合わせを実施するようにしてください。

まとめ

  • EC運営においては売上増加に比例して膨れ上がるバックヤード業務が鬼門。
  • 繫忙期は作業環境の悪化に伴い仕事が非効率になり、ミスも多くなりがち。
  • 発送業務改善のカギは作業の細分化と生産性の把握。生産性から逆算して明確な計画を立てよう。
  • 発送業務改善にリソースを割けない場合は、思い切ってアウトソーシングしてしまうのがおすすめ。
  • 発送代行サービスはメリット・デメリットと種類を把握した上で、自社にマッチする会社を探そう。

これから訪れる繁忙期に向けて発送業務のアウトソーシングを検討したい。

そんな方には、最短1週間でご利用を開始いただける発送代行サービス「ロジモプロ」をご紹介させていただきます。
ロジモプロの特徴を大きく3つのポイントにまとめてお伝えしますので、ぜひともご検討ください。

ポイント1
物流倉庫はEC・通販物流代行サービスのパイオニアである株式会社清長が運営
清長は15年以上にわたりEC・通販物流に関する多くのノウハウ・実績を積み重ねてきました。ノウハウから構築された自社運用の倉庫ならではの高品質な物流サービスを提供いたします。
ポイント2
「ユーザー密着型サポート」でユーザー様を徹底的にフォロー
ロジモプロでは必ず営業担当が個別でお打ち合わせをさせていただいております。
お取り扱いのご商材、在庫数や出荷件数に応じて適切な利用方法をご提案いたします。
安心してお任せいただけるサポート体制を整えております。
ポイント3
販売チャネルを問わずご利用が可能
ロジモプロはAmazon、楽天市場、Yahoo!ショッピングのような大手ショッピングモールはもちろん、ASP・SaaS型カートシステムを利用した自社ECサイト、また、クラウドファンディングや季節商材販売など、販売チャネルを問わずご利用が可能です。

詳しくはサービスサイトをご確認くださいませ。
※無料相談随時受付中です!

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