発送代行サービスを利用するメリットとデメリット

はじめに

発送代行サービスとは、主にEC事業者様が販売している商品をお預かりして、サプライヤーからの入荷からECサイトなどで売れた商品の出荷までの一連の業務を代行するサービスです。

発送業務は頑張れば自社でできますが、売上が上がり日々の発送業務が増加していくと、作業に掛かる人件費をはじめ、商品や資材の保管スペースや作業スペースの問題、EC運営で最も不可欠な販促や集客活動などのコア業務の時間を奪われてしまったりと、さまざまなセクションにおいて負担を増加させます。

このコンテンツでは、これらの課題を一気に解決へと導いてくれる発送代行サービスのメリットとデメリットを解説します。

自社だからこそ対応できる細かな業務もありますが、その分時間と手間が掛かるため、販売チャンスを逃すことのないようメリットを最大限に活用していただくためのページです。

発送代行サービスの利用メリット

1-1.発送業務の負担がゼロに

自社で発送業務を行っているEC事業者では、売上が伸びていくにつれ、業績に比例して発送業務にかかる時間や手間も増えていきます。また、商品の保管スペースや梱包作業スペースもどんどん狭くなっていき在庫管理も煩雑になります。

しかし、売上が増加しても発送業務に費やせる時間は変わりません。それでも配送会社の集荷時刻に合わせて、素早く丁寧にバラつきなく梱包作業を終わらせることがいかに難しいのかが分かってきます。そのような時間との戦いを続けていると自然とミスが起きてしまい、時としてクレームへと発展しまうこともあり、その対応にさらに時間が掛かるという負のスパイラルに巻き込まれてしまっては本末転倒です。

発送代行サービスを利用すると、それまでオフィスに積まれていた商品はキレイになくなり気分もスッキリします。

また、時間に追われていた発送業務から解放され、気を遣う梱包作業のストレスも解消します。

1-2.出荷波動が対応可能に

EC運営の課題のひとつとして、セールやポイント還元などのイベント開催時や、アパレル商品に多く見られる季節的な要因による繁忙期と通常期との注文数の波動への対応が挙げられます。

繁忙期には発送業務に追われるだけでなく、保管スペースや作業スペースが狭くなり諸々の管理もいつも以上に複雑になりがちです。これらをすべて自社発送でまかなうにはハードルがかなり高くなります。必要な時だけに必要な人員を増やすことはなかなか難しく、かと言って注文制限を設けたり発送遅延を招きたくはありません。そのため他部署のスタッフも巻き込んで発送業務を行っているというケースもあるようです。

発送代行サービスを利用すると、出荷件数の増減にも臨機応変に対応できますので、出荷波動に合わせた人員配置やスペースの確保は必要ありません。繁忙期でも安定して商品を届けることができます。

1-3.コア業務に専念できる

自社で発送業務を行っていると、業務指示書の作成から商品のピッキング、梱包作業、送り状の発行などのさまざまな作業に「スピード」「正確性」「画一性」が求められます。売上が上がるにつれ、これらの作業を配送会社の集荷時刻に間に合うように終わらせるには、時間や人員には限界があるため”他の業務時間を減らなければならない”問題が出てきます。

EC事業における業務は多岐に渡りますが、売上アップに直結するコア業務の内訳として、

• 経営戦略・マーケティング
• 商品開発・販路開拓
• 集客施策・広告施策
• コンテンツ制作
• 顧客対応

などが挙げられます。

これらコア業務は売上アップに直結する重要な位置づけになりますそのため、時間を減らすイコール売上の低下を招いてしまう恐れがあります。

発送代行サービスを利用すれば時間の制約に捕らわれず、安心してコア業務に専念できるようになります。

1-4.物流コストの変動費化

自社で発送業務を行っている場合、掛かるコストの中で大きな割合を占めるのは、配送料や梱包資材費をはじめ倉庫を抱えている場合には作業スタッフの人件費や賃料などの管理費があります。また、倉庫を抱えていなくても人件費や場所代は”見えづらくなっている”だけで実は相応に掛かっています。

前者である配送料や梱包資材費は、EC事業の業績に合わせて変動費化しやすいコストですが、後者の保管や作業に掛かるコストは固定費化しやすく、業績の良し悪しによって急に人や場所を増減することは難しくコントロールしづらいコストと言えます。

また昨今では、配送料は配送会社との大口契約（ボリュームディスカウント）の交渉が困難な状況でもあり、売上が上がっても手放しで喜ぶこともままなりません。

発送代行サービスにおける料金体系は、配送料だけでなく保管料やその他の作業費など、サービスを提供している各社それぞれに違いがあります。初期費用や月額固定費が掛かるケースもあれば、使った分だけの従量課金制のサービスを提供しているところもあります。また、セールやイベントなどの一時的なスポット利用ができるサービスもあります。

EC事業の規模やビジネスモデル、販路や繁閑に関係なくコストの最適化『業績に合わせて変動費化できる完全従量課金制のサービスを利用すること』がビジネスの成長を目指す重要なカギになってきます。

1-5.物流品質の向上

自社で発送業務を行っていると、忙しさの中で十分な人員が確保できず、発送遅延や誤出荷などのミスが起こることが少なからず起きてしまいます。逆にいくら大人数で作業に当たっていても“正確さ”や“丁寧さ”にバラつきが生じてしまい、やはり誤出荷やネガティブレビューに繋がることがあります。また、売上の増加とともに、至極当然に商品数も増えてくると保管スペースが手狭になって無理に積み上げたり、分散して保管することで在庫管理が煩雑になってきます。”あるはずの在庫が見当たらない”というお話しはたびたび耳にします。

発送代行サービス業者は商品管理や発送業務のプロフェッショナルです。専門分野ではない自社で発送業務を行うよりもハイレベルな物流品質が期待できます。誤出荷や在庫紛失の心配がなく、品質保持のための万全なフォロー体制も整っています。また、商品の在庫数や作業状況がリアルタイムで分かるような仕組みで「物流を見える化」しているサービスもあります。大量の注文にもスピードや品質が維持でき、安心安定の発送業務の実現が目指せます。

1-6.テレワーク・フレックスの推進

ネットショップで商品を販売しているのであれば、1件でも注文があれば速やかに発送しなければなりません。そのため自社で発送業務を行っている場合は、どんなに忙しい状況でも担当者はオフィスや倉庫に出向いて梱包作業を行うことになります。販売機会をロスしたくないがために休日でも作業しているケースもあるようです。

その一方で、2020年の新型コロナウイルスによる緊急事態宣言以降、テレワークやフレックスタイム制の導入を検討する企業は増加傾向にあります。先行き不透明で不安が続く中で、自分自身の予防と感染拡大防止のためにさらに推進されていくことでしょう。

また世の中には、育児や介護などの理由で時短勤務をせざるを得ない人や、地方や海外に在住していて出社が困難な人もいます。最近の企業では、そのような環境にありながらも良い人材を確保するためにテレワークやフレックスタイム制を導入して働き方改革を進めているところもあります。

発送代行サービスを導入すると、オフィスや倉庫へ出向かなくてもEC運営を安定して継続することでき、さらには働き方改革を推進している企業として良い人材確保にも貢献します。

発送代行サービスの利用デメリット

2-1.個人情報漏洩の可能性

発送代行サービスに限ったデメリットではありませんが、ひとつ目は個人情報が漏洩するリスクがあります。発送代行サービスを利用するということは、購入者の情報や配送先の情報など、いわゆる個人情報を外部に提供することになります。

個人情報漏洩の可能性を限りなく減らすためにも、発送代行サービスを選ぶ際は、しっかりとした管理体制が整っている業者を選ぶことが重要です。

2-2.物流ノウハウが蓄積しない

デメリットのふたつ目としては、自社に在庫管理や発送に関するノウハウが蓄積しなくなることが挙げられます。

取扱商品が異なれば梱包方法などのノウハウも異なってきます。EC運営ではいかに迅速に、しかも丁寧で正確に商品を購入者に届けることが重要なため、これらのノウハウが蓄積されないのはEC事業者にとって将来的なマイナス要素になるかもしれません。また、一度発送代行サービスを利用して自社倉庫を引き払ってしまうと、再び自社に戻すことが困難になるのもデメリットとして考えられます。

2-3.柔軟な対応が困難

自社で発送業務を行っている場合のメリットとして、同一購入者からの追加注文をひとつにまとめて同梱したり、手書きのサンクスレターやリピーターによって異なるノベルティグッズやパンフレットを入れ分けるなど、個々の要望に応じた対応ができます。

しかし、発送代行サービスでは予めサービス内容が決められていることや、設定されたシステムに沿ったオペレーションが組まれていますので、顧客の要望に柔軟に対応できないことがみっつ目のデメリットと言えます。自社で発送業務を行うよりもフレキシビリティがある程度低下することは覚悟しなければなりません。

まとめ

EC事業はビジネスモデルや規模、また取扱商品や販路によってさまざまな様態がありますが、共通しているのは発送業務にリソースが取られてしまい、売上アップに直結するコア業務に注力できていない現状です。

自社で在庫管理や発送業務のすべて行えている時は問題ないのですが、やがて時間に追われ発送が追いつかなくなれば人材を増やし、さらに教育が必要になり、時間やコストを浪費していきます。そうなる前に発送業務を思い切ってアウトソーシングすることで、もっとコア業務に人も時間も費やすことができるだけでなく、トータルコストの削減や発送の品質向上などが実現できます。

発送代行業者によって料金やサービス内容は大きく変わってきます。それぞれのメリットとデメリットをしっかりと見極めて選定することが肝心です。

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